+7 (996) 784-11-52
г. Санкт-Петербург, Б. Сампсониевский пр-кт, 45
Инвентаризация склада: цели и этапы проведения, способы повышения эффективности

Инвентаризация склада — обязательное мероприятие, которое проводится с целью определения соответствия фактического наличия продукции с зафиксированным в товароучетной программе. Выявления проблем на ранней стадии позволяет оперативно отреагировать, чтобы неэффективная организация работы склада не привела к убыткам. Независимо от предмета инвентаризации цели и задачи остаются неизменными.

Функции и задачи инвентаризации

Основная задача инвентаризации заключается в обеспечении достоверности сведений, которые отражены в бухгалтерской отчетности и системе учета. Однако круг вопросов, которые решает проверка, намного шире.

Основные функции инвентаризации заключаются в следующем:

  • контроль за сохранностью материальных ценностей; 
  • выявление некачественной продукции;
  • обнаружение недостачи или излишков;
  • сопоставление количества товара фактического с зафиксированным бухгалтерией.

С помощью инвентаризации осуществляется контроль за сохранностью товара, а также выявляются позиции, не пользующиеся большим спросом. Благодаря проведению периодических проверок можно установить факт хищения и порчи продукции и оперативно найти виновников.

Когда проводится инвентаризация

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

  • передача имущества другому собственнику;
  • перед составлением обязательной отчетности, предусмотренной законодательством;
  • передача дел другому материально ответственному лицу;
  • возникновение подозрений о хищении и порче товаров;
  • реорганизация или ликвидация предприятия;
  • обстоятельства непреодолимой силы;
  • смена руководителя подразделения при коллективной материальной ответственности.

Периодичность инвентаризации зависит от целей ее проведения, поэтому график может корректироваться, а иногда проверка проводится внезапно.

Способы проведения

Проверка может выполняться вручную или с помощью средств автоматизации. В первом случае влияние человеческого фактора чрезвычайно велико, что отражается на результатах инвентаризации.

Инвентаризация на складе вручную

Этот метод подходит для складов, на которых хранится небольшой ассортимент продукции. Для проведения мероприятия требуется большое число сотрудников, а работа предприятия парализуется. 

Инвентаризация требует много времени и может затянуться. Достоверность данных находится в зависимости от многих факторов, связанных с влиянием усталости или невнимательности работников. Кроме этого, не исключена вероятность «подгонки» данных и ошибок.

Процесс проведения инвентаризации вручную:

  • Наведение порядка для обеспечения свободного доступа к товарам.
  • Оформление всех действий документально на бумажных носителях.
  • Остановка деятельности на складе.
  • Персонал занимается работой, не связанной со своими непосредственными обязанностями.

Автоматизированная инвентаризация склада

Для проведения инвентаризации используется терминал сбора данных (ТСД), который работает с использованием специального программного обеспечения, взаимодействующего с товароучетной системой. Автоматизация учета на складе — обязательное условие эффективной работы предприятия, на которых внедрена система адресного хранения. Процедура не приводит к парализации работы склада и практически не зависит от человеческого фактора. 

Автоматизированная инвентаризация склада осуществляется в следующем порядке:

  • Сбор базы данных номенклатуры и количественных показателей с помощью ТСД.
  • Автоматическая загрузка данных из ТСД в товароучетную систему.
  • Анализ результатов проверки в автоматическом режиме.

Оборудование для автоматизированной проверки

Для внедрения автоматизации на складе и исключения влияния человеческого фактора необходимо нанести на объекты учета штрих-коды. Для этого используются самоклеящиеся этикетки с нанесенной информацией, которые можно распечатать на специальном принтере. 

Для считывания маркировки потребуется терминал сбора данных, который выполнен в прочном и эргономичном корпусе, поэтому защищен от воздействия пыли и влаги. Устройство характеризуется высоким быстродействием и способно распознавать информацию, содержащуюся на метках.

Программное обеспечение для проведения инвентаризации

Вне зависимости от оборудования, которое используется при проведении инвентаризации на складе, обязательно требуется специальный софт, иначе ТСД и телефон будут абсолютно бесполезны. 

С помощью программного обеспечения решаются следующие задачи:

  • считывание штрихкодов и RFID-меток;
  • приемка товара и сверка по накладным;
  • контроль процесса хранения и пополнения;
  • формирование заказов;
  • распределение товара по торговым точкам;
  • обработка возвратов.

Сравнение ручной и автоматизированной инвентаризации 

Внедрение автоматизации целесообразно на складах, которые оперируют большим ассортиментом продукции, поэтому при сравнении методов проведения проверки небольшие складские площадки не принимаются во внимание.

Автоматизированная инвентаризация имеет ряд преимуществ:

  • Сокращение времен проверки.
  • Исключение влияния человеческого фактора.
  • Процедура не требует остановки работы предприятия.
  • Точное соответствие фактических данных с информацией товароучетной системы.
  • Быстрая окупаемость инвестиций на внедрение автоматизации на складе.